Focus sur l’obligation d’utiliser un logiciels de caisse certifiés

En lisant cet article vous saurez :

• Qui est concerné par l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse certifiés ?
• Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?
• J’ai déjà un logiciel de caisse certifié, dois-je le changer ?
• Comment reconnaître un logiciel de caisse certifié ?
• Qu’est-ce que ça va changer pour les assujettis à la TVA ?
• Que faire si je n’ai pas l’attestation du logiciel de caisse certifié lors d’un contrôle fiscal ?
• Quelles sanctions j’encours si je n’utilise pas de logiciel ou de système de caisse certifié ?
• Quand savoir quand je vais être contrôlé ?
• Quelles sont les étapes d’un contrôle pour un logiciel de caisse certifié ?
• Team Exter et la caisse certifiée :

 

Qui est concerné par l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse certifiés ?

Seuls les professionnels assujettis à la TVA sont concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse certifié. Tous les secteurs d’activités sont impactés : commerçants, restaurateurs, bureaux de tabac, artisans, boutiques, associations, professions libérales, professions médicales…

 

Les exceptions :

Il existe toutefois des exceptions pour les sociétés :

• Soumises au régime du remboursement forfaitaire de la TVA agricole,
• Effectuant en intégralité des opérations exonérées de TVA,
• Soumises au régime de la franchise,
• S’adressant exclusivement aux professionnels et disposant d’une facture.

Ces dernières ne sont donc pas obligés d’utiliser un système ou un logiciel de caisse certifié.

 

Bon à savoir :

L’administration fiscale a mis en place un outil en ligne pour savoir si vous êtes concernés par l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié. Vous pouvez aussi vous rapprocher de votre expert-comptable en ligne, Team Exter.

 

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?

Un système ou un logiciel de caisse certifié doit être attesté (ou certifié) et répondre aux 4 critères suivants :

1. Conditions d’inaltérabilité,
2. Sécurisation des données comptables,
3. Conservation des données comptables,
4. Archivage des pièces comptables.

 

Bon à savoir :

Tous les logiciels sont concernés, y compris ceux développés en interne ou en open source.

 

J’ai déjà un logiciel de caisse certifié, dois-je le changer ?

Il convient de vous rapprocher de votre éditeur. Parfois, une simple mise à jour du système ou du logiciel de caisse certifié permet la mise aux normes de votre outil. Dans le cas contraire, il faut le changer.
Les commerçants disposant d’un système de pesage et d’encaissement doivent eux aussi mettre leur logiciel aux normes.
 

Comment reconnaître un logiciel de caisse certifié ?

Un certificat de conformité a été mis en place pour attester que le logiciel répond aux exigences de l’administration fiscale. La présente attestation doit être individuelle et peut être demandée à tout moment par la société utilisatrice.

Le conseil de votre expert-comptable en ligne :

Avant de vous engager auprès d’un éditeur ou d’un revendeur, nous vous conseillons de lui demander son attestation de conformité. Vous aurez ainsi la garantie d’utiliser un logiciel de caisse certifié conforme. Par la suite, si vous devenez client, il devra vous transmettre votre certification individuelle.

 

Qu’est-ce que ça va changer pour les assujettis à la TVA ?

Vous l’avez compris, le système de caisse certifié vise à lutter contre la fraude. En utilisant ce type de logiciel, les informations de paiement collectées ne pourront pas être supprimées ou modifiées. En d’autres termes, il sera difficile de revenir dessus ou d’annuler les paiements. S’il y a une modification, elle sera tracée. Avec ce système de caisse, il y aura donc toujours une trace informatique des transactions.

 

Que faire si on a pas l’attestation du logiciel de caisse certifié ?

Si au cours d’un contrôle fiscal la société ne peut fournir l’attestation à l’administration, elle devra apporter la preuve qu’elle a effectué les démarches pour se la procurer. Une fois soumise à l’amende, la société a un délai de 60 jours pour présenter l’attestation et faire annuler l’amende.

Attention, les agents de services fiscaux peuvent se présenter spontannément pour vérifier spécifiquement le logiciel utilisé et cela même en dehors d'un contrôle fiscal.

 

Le conseil de votre expert-comptable en ligne :

Team Exter vous conseille de demander votre attestation individuelle de conformité dès la signature du contrat. Vous éviterez ainsi toutes démarches administratives postérieures.

 

Quelles sont les sanctions si je n’ai pas de logiciel de caisse certifié ?

La sanction est lourde puisqu’elle s’élève à 7500 € par système de caisse ne respectant pas les caractéristiques des logiciels de caisse certifiés.
 
Par exemple : Vous êtes spécialisé dans le transport de repas. Vous avez une boutique dans le centre de Lyon. Dans cette boutique se trouvent trois caisses enregistreuses. Sur les trois, seules l’une d’elles répond aux exigences de l’administration fiscale.
En cas de contrôle, l’administration pourra donc vous redresser sur les deux caisses non conformes. Votre amende s’élèverait donc à 15000€ (2 x 7500 €).
 
Les éditeurs de logiciels non conformes encourent quant à eux une amende de 3000€.

 

Le conseil de votre expert-comptable en ligne :

Dans le cas d’un redressement de l’administration fiscale, nous vous invitons à effectuer les démarches pour régulariser votre situation au plus vite. En effet, cette amende peut être reconduite dans un délai de 60 jours si l’assujetti n’a pas régularisé sa situation. Passé ce délai, il risque à nouveau d’être sanctionné.

 

Quand savoir quand je vais être contrôlé ?

En général, vous n’êtes pas prévenu de la date du passage des agents de l’administration. Il existe cependant des cas où les dirigeants en sont notifiés. Ces contrôles ont lieu entre 8h et 20h. Si les horaires de travail de l’assujetti sont en dehors de ces horaires, le contrôle aura lieu durant le temps de travail de ce dernier.

 

Quelles sont les étapes d’un contrôle de logiciel de caisse certifié ?

1. Intervention, inopinée ou non, des agents de l’administration
2. Remise d’un avis d’intervention
3. Etablissement et signature du procès-verbal

Si l’assujetti refuse l’intervention, un procès-verbal sera rédigé et il recevra l’amende correspondante, même s’il est en conformité.
 
Dans le cas d’un manquement à ses obligations, l’assujetti reçoit une amende. Il dispose ensuite d’un délai de 30 jours pour fournir l’attestation ou la certification du logiciel de caisse certifié afin d’annuler l’amende.
S’il n’est pas en conformité avec la loi, il dispose ensuite d’un délai de 60 jours pour se doter d’un logiciel de caisse certifié.

 

Team Exter et la caisse certifiée :

Afin d’offrir un service global à ses clients, Team Exter propose un logiciel de caisse certifié conforme à la loi antifraude ; la Team Exter Shop. Il s’agit d’un tout nouveau service en ligne qui vous permet d’enregistrer les opérations de paiement de vos clients. L’outil s’adapte à n’importe quel point de vente doté d’une connexion Internet.

 

La Team Exter Shop :

La Team Exter Shop est un service idéal pour les sociétés qui doivent se munir d’un logiciel ou d’un système de caisse certifié. Cette plateforme digitale en ligne vous permet de répondre à vos obligations où que vous soyez ; en boutique, sur un marché, en rendez-vous clientèle ou en déplacement.
Vous pouvez y intégrer jusqu’à 30 000 références disposant de variables sur un ou plusieurs points de vente.
 
Simple, rapide et efficace sont les maîtres mots de la Team Exter Shop. Depuis son interface tactile en ligne, vous pouvez intuitivement :
✓ Gérer des multi-règlements,
✓ Suivre l’historique de vos ventes,
✓ Gérer des avoirs,
✓ Imprimer des documents,
✓ Créer des devis
 
La fidélisation client devient également un jeu d’enfants puisque vous pourrez suivre facilement les clients fidèles et leur faire bénéficier d’offres exclusives. Depuis la Team Exter Shop, vous visualisez :

• La fiche client et l’historique de ses achats,
• Le nombre de points de fidélités acquis en fonction de votre barème et les avantages associés,
• Un code couleur par clients pour repérer en un regard les « VIP »,
• La création de groupe pour dissocier les différents profils clients. Par exemple les professionnels ou les particuliers. Une fonctionnalité utile si vous souhaitez exporter vos contacts en vue d’une campagne de communication.

 
 
Vous souhaitez en savoir plus sur la Team Exter Shop et nos tarifs ? Contactez l’équipe de Team Exter.