Team Exter
Conditions générales de vente

TEAM EXTER est un service d’expertise comptable en ligne développé par la Société à Responsabilité Limitée EXCELLIA CONSULTING au capital de 50 000 euros, inscrite à l’Ordre des Experts Comptables de la Région de Marseille Provence Alpes Côte d’Azur et au Registre du Commerce et des Sociétés de Draguignan sous le numéro 824 543 367 et dont le siège social est situé à Draguignan au 321 Boulevard Mège Mouriès.

PREAMBULE - ACCEPTATION DES CONDITIONS GENERALES

La souscription du contrat est soumise aux présentes conditions générales que TEAM EXTER se réserve le droit de modifier à tout moment, les modifications prenant effet dès la publication sur le site.
Il est indispensable pour tout client de prendre connaissance de l’intégralité des clauses et conditions avant de signer toute prestation et il est conseillé de les télécharger et ou de les éditer afin d’en conserver une copie.
La signature de la lettre de mission et des conditions générales de vente emportera acception pure et simple, pleine et entière des conditions générales de vente.

1- DOMAINE D’APPLICATION

Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le professionnel de l’expertise comptable et son client ou adhérent au contrat.

2- DEFINITION DE LA MISSION

Les travaux incombant au professionnel de l’expertise comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes et sont strictement limités à son contenu.
Toute mission ou prestation complémentaire devra faire l’objet d’une information préalable du client ou de l’adhérent afin que celui-ci soit en mesure de manifester son accord.

3- DUREE DE LA MISSION ET CONDITIONS DE RESILIATION

La mission est conclue pour une durée d’une année correspondant à l’exercice comptable. Pour la première année, la durée de la mission couvre la période comprise entre la date d’effet de la lettre de mission et la date de clôture de l’exercice comptable, date d’échéance du contrat.
Le client peut à tout moment résilier son contrat sans pour autant obtenir remboursement des mois précédemment payés. La demande devra se faire par LRAR ou par mail. La résiliation prendra effet au dernier jour du mois de la demande.

Lorsque le client souscrit auprès de TEAM EXTER l’option « création de société », celui-ci est engagé pour une durée minimale de 12 mois à compter de la date de signature de la lettre de mission.

Les travaux rendus nécessaires par la cessation de la mission (à l’initiative du client) donneront lieu à une facturation spécifique complémentaire.

En cas de manquement du client ou de l’adhérent à l’une de ses obligations (et notamment en cas de non-respect de l’obligation de dépôt mensuel des pièces comptables ou non-respect des règles de base pour une comptabilité en ligne sans soucis), le professionnel de l’expertise comptable aura la faculté de suspendre ou résilier sa mission (sans délai) en informant ce dernier par tout moyen écrit (courriel ou courrier recommandé).
Cette résiliation prendra effet au dernier jour du mois de la notification. Il appartiendra au client, dans l’intervalle, d’organiser la récupération des éléments de son compte Box. Au dernier jour du mois le compte Box sera alors clôturé sans avertissement supplémentaire.

Résiliation de mission alors qu’un bilan est au cours d’établissement :
Le service Box devra être maintenu 2 mois après l’élaboration du bilan afin que le client puisse récupérer ses documents. En conséquence, un forfait de 6 mois de Box sera facturé préalablement à la remise du bilan au tarif de 15 € HT/mois.

4- SUSPENSION DE LA MISSION

Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure ou défaut de paiement des honoraires, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée.
Pendant la période de suspension éventuelle, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.

Suspension et ou résiliation de mission pour honoraires impayés :
En cas d’honoraire impayé, l’expert-comptable se réserve le droit de facturer forfaitairement les frais de relance sur la base de 15 € la première, 30 € la deuxième et 100 € la troisième. Cette facturation des frais de relance se rajoute à la facturation des frais de rejet.
En cas de défaillance de paiement de deux mensualités, l’expert-comptable suspendra la mise à jour du dossier, les déclarations de TVA et de charges sociales, les bulletins de salaire et la mise à disposition sur l’ESPACE CLIENT des tableaux de bord. Les travaux ne seront repris qu’à condition d’une régularisation totale et complète des impayés. Le professionnel d’expertise comptable ne pourra pas être tenu pour responsable des frais, pénalités et amendes diverses qui pourraient être appliqués au client du fait de l’absence des déclarations.
En cas de défaillance de paiement de trois mensualités au cours de l’exercice social, l’expert-comptable se réserve le droit de résilier la mission de manière anticipée. Cette résiliation devra être notifiée au client par un courrier électronique signifiant dans le même temps la fermeture de l’accès à l’ESPACE CLIENT dédié. Ce dernier perdant ainsi la possibilité d’accéder à son coffre-fort électronique.

Résiliation de mission pour manquement du client dans ses obligations (et notamment en cas de non-transmission des pièces comptables) :
En cas de défaillance de communication des pièces ou en cas d’utilisation d’un scanner ne disposant pas d’une qualité suffisante (résolution minimale de 300DPI), l’expert-comptable se réserve le droit de résilier la mission de manière anticipée. Cette résiliation devra être notifiée au client par un courrier électronique signifiant dans le même temps la fermeture de l’accès à l’ESPACE CLIENT dédié. Ce dernier perdant ainsi la possibilité d’accéder à son coffre-fort électronique.
Les honoraires mensuels resteront acquis aux professionnels. Cette règle s’applique même aux mois où la mission n’a pas été effectuée en totalité.
En effet, l’abonnement mensuel comprend, outre la saisie comptable, l’accès au service Box, la possibilité de contacter sans limite l’expert-dédié, l’utilisation des outils numériques et le suivi administratif du dossier.

5- OBLIGATIONS DU PROFESSIONNEL DE L’EXPERTISE COMPTABLE

Le professionnel de l’expertise comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable, de la norme de « maîtrise de la qualité », de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens.
Le professionnel de l’expertise comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client ou à l’adhérent.
A l’achèvement de sa mission, le professionnel de l’expertise comptable restitue les documents que lui a confiés le client ou l’adhérent pour l’exécution de la mission.

Le professionnel de l’expertise comptable est tenu à la fois :

Au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal ;
A une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers sont adressés au client ou à l’adhérent, à l’exclusion de tout envoi à un tiers, sauf demande du client. Les documents établis par le professionnel de l’expertise comptable seront en conséquence adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique de la part du client).

6- OBLIGATIONS DU CLIENT OU DE L’ADHERENT AU CONTRAT

Le client ou l’adhérent s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance du professionnel de l’expertise comptable ou de ses collaborateurs.
Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client ou de l’adhérent.

Le client s’engage :

A fournir au professionnel de l’expertise comptable préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier, à savoir :

Dans le cadre de l’obligation d’identification du client ou de l’adhérent :

Si le client ou l’adhérent est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ;
Si le client ou l’adhérent est une personne morale, obtention de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social et l’identité des associés et dirigeants et pour chacun des dirigeants un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie.

Dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif :

Obtention de l’identité du bénéficiaire effectif de la mission et des éléments justifiant cette déclaration ;
Composition et répartition du capital ;
Identité des membres des organes de direction et d’administration ;
Si une ou plusieurs personnes morales détiennent un poste de direction ou d’administration de l’entité, obtenir les mêmes informations.

Ces informations et documents d’identification devront être tenus à jour régulièrement.

A mettre à la disposition du professionnel de l’expertise comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ;
A réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives et notamment déposer dans les 10 premiers jours du mois, sur son compte TEAM EXTER BOX, les pièces comptables du mois écoulé ;
A respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d’intervention du professionnel de l’expertise comptable figurant dans la lettre de mission ;
A porter à la connaissance du professionnel de l’expertise comptable les faits nouveaux ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité ;
A confirmer par écrit, si le professionnel de l’expertise comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité ;
A vérifier que les états et documents produits par le professionnel de l’expertise comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard le professionnel de tout manquement ou erreur.
A vérifier (notamment en cas de recours à de la sous-traitance) que ses fournisseurs sont tous régulièrement immatriculés au registre du commerce et des sociétés ou à la chambre des métiers. Pour la sous-traitance une attestation de vigilance devra être sollicitée et conservée avant le début de toute relation commerciale. Pour une complète information le client devra se reporter au site de l’Urssaf (www.urssaf.fr).
A prendre connaissance, lorsqu’il confie une mission d’établissement de bulletin de salaire, des recommandations et obligations figurant dans les circulaires transmises et notamment au sujet du respect de la convention collective, des affiliations obligatoires, des déclarations préalables à l’embauche, des visites médicales, de l’inscription sur le registre unique du personnel…

Le client ou l’adhérent reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; le professionnel de l’expertise comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.
Conformément aux prescriptions légales, le client ou l’adhérent doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par le professionnel de l’expertise comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.
Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client ou de l’adhérent, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure.
D’une façon générale, le client ou l’adhérent doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.

En cas de manquement à ses obligations et notamment en l’absence de dépôt régulier (et à minima mensuel) des documents et justificatifs du mois écoulé, le professionnel de l’expertise comptable décline toute responsabilité pour les formalités non effectuées dans les délais impartis. Il ne pourra être tenu pour responsable des intérêts et majorations de retard éventuels. Dans l’éventualité où le client régularisera son retard de dépôt seulement au cours du dernier trimestre de son exercice comptable, sur son espace TEAM EXTER BOX, le professionnel de l’expertise comptable ne saurait être tenu de respecter les délais fixés par la législation (du fait de ce retard imputable au client) et notamment les dates limites de dépôt des liasses fiscales et contributions afférentes.

6.1 – OBLIGATIONS SPECIFIQUES EN MATIERE FISCALE

Le client s’engage à déposer l’intégralité des éléments nécessaires à l’élaboration des déclarations de TVA au plus tard 48 heures (jours ouvrés uniquement décomptés) avant la date limite fixée par l’administration fiscale. A défaut, l’expert-comptable ne pourra pas être tenu pour responsable des frais et des pénalités induits par une déclaration tardive.
Cette règle s’applique également pour toutes les déclarations fiscales souscrites par le client auprès de TEAM EXTER.

6.2 - OBLIGATIONS EN MATIERE SOCIALE

Il est rappelé que l’expert-comptable n’a aucun lien direct avec les salariés de l’employeur.
Transmission des informations par l’entité
L’établissement de la paie et des déclarations sociales liées conduit à la mise en place du fonctionnement suivant :
Transmission des éléments nécessaires à l’établissement des bulletins de paie et des DSN mensuelles

Les éléments nécessaires à l’établissement mensuel de la paie et de la DSN mensuelle afférente doivent être transmis spontanément à l’expert-comptable par courriel au moins 2 jours ouvrés avant la date d’échéance de la paie, sauf cas de force majeure. La transmission des éléments sera faite en utilisant les modèles de documents préparatoires qui seront convenus.
Toute modification sur le contrat de travail d’un salarié doit être communiquée à l’expert-comptable dès sa survenance, en même temps et selon les modalités que les données mensuelles de paie.
Rappelons que les DSN rectificatives hors délais sont interdites. En outre, des pénalités peuvent être réclamées en cas d’inexactitude des déclarations effectuées. L’expert-comptable ne pourra être tenu pour responsable des pénalités réclamées à l’entité à ce titre.

Entrée d’un salarié
Etablissement ou vérification de l’établissement de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Dans l’hypothèse de l’établissement par le cabinet de la DAPE, les informations nécessaires devront être communiquées par l’entité 2 jours ouvrés avant l’embauche théorique.

Signalement des évènements visés par la DSN évènementielle
Les éléments nécessaires à l’établissement des DSN évènementielles signalant les arrêts maladies, accident du travail, congé maternité ou paternité et toutes les fins de contrats, doivent être transmis spontanément à l’expert-comptable par courriel dans les 2 jours ouvrés à compter de la connaissance de l’évènement par l’entité.
La réglementation impose la transmission de la DSN évènementielle dans un délai de droit commun de 5 jours ouvrés à compter de la connaissance de l’évènement par l’employeur. A défaut des pénalités sont applicables.
L’expert-comptable ne pourra pas être tenu pour responsable en cas de déclaration tardive résultant d’un retard de l’entité dans la transmission des éléments nécessaires aux dites déclarations.

7- OBLIGATIONS SPECIFIQUES DU CLIENT POUR L’UTILISATION DE SON ESPACE CLIENT DEDIE

L’ESPACE CLIENT dédié a une capacité de stockage forcément limitée, le client devra s’assurer régulièrement qu’il importe sur son propre système informatique les données nécessaires au respect de son obligation d’archivage. A ce titre l’attention du client est attirée sur le fait que la durée minimale de détention est fixée à 10 ans et qu’en l’état actuel de la règlementation des pièces uniquement numérisées ne constituent qu’un commencement de preuve et ne revêtent pas encore la force probante d’un original en papier. C’est pourquoi, il est indispensable de maintenir les deux modes d’archivages (papier et numérique).
Le client ou l’adhérent doit déposer régulièrement (et au plus tard le 10 du mois suivant) sur son ESPACE CLIENT :

Les numérisations des factures d’achat (format PDF ou JPEG) : chaque page scannée ne doit comporter qu’une seule facture en revanche une facture peut comporter plusieurs pages ;
Les numérisations des factures de vente (format PDF ou JPEG) : chaque page scannée ne doit comporter qu’une seule facture en revanche une facture peut comporter plusieurs pages ;
Les numérisations de toutes les remises de chèques (format PDF ou JPEG) avec précision du nom du client et du taux de TVA de la facture correspondante (en cas de présence de plusieurs taux applicables dans la structure) : chaque page scannée ne doit comporter qu’une seule remise en revanche une remise peut comporter plusieurs pages ;
Les numérisations des notes de frais (format PDF ou JPEG) : chaque page scannée ne doit comporter qu’une seule note de frais en revanche une note de frais peut comporter plusieurs pages ;
Les bordereaux d’appels de cotisations RSI, URSSAF, maladie, vieillesse et bordereaux d’appel des cotisations facultatives (format PDF ou JPEG) : chaque page scannée ne doit comporter qu’un seul organisme en revanche un organisme peut comporter plusieurs pages ;
Une liste des chèques émis (format PDF ou JPEG) comportant les 4 derniers numéros de chèque, la date d’émission, le bénéficiaire et le montant ;
A saisir mensuellement les données variables de paye selon le modèle communiqué par l’expert-comptable (la mise à disposition du bulletin de salaire intervenant 48 heures minimum après la réception des données variables) ;
Pour les activités nécessitant une caisse enregistreuse, le client devra déposer au format PDF ou JPEG le tableur EXCEL mensuel fournis par l’expert-comptable (ce document sera la centralisation des Z de caisse et devra impérativement comporter le détail des remises en banque espèces, chèques, cartes bleue, tickets restaurant…).

Le client s’engage également à :

Consulter, visionner, lire… les différents modules d’aide à l’utilisation du service (tutoriel, blog…) ;
Mettre à disposition du membre de l’ordre, au plus tard dans les 60 jours de la date de clôture de l’exercice, l’ensemble des documents, informations, renseignements nécessaires à la bonne exécution de la mission. Passé ce délai, le respect des dates limites fixées par les différents textes, lois, règlementations… ne pourra plus être assuré et l’expert-comptable ne pourrait ainsi en aucun cas en être responsable.

8- ENGAGEMENTS ET OBLIGATIONS SPECIFIQUES DU CLIENT LIES A LA SOUSCRIPTION D’UNE OFFRE 100% EN LIGNE

Le client s’engage à disposer d’un micro-ordinateur (équipé de la version WINDOWS 7 minimum), d’une tablette numérique ou d’un smartphone connectés à internet (avec un navigateur récent acceptant les cookies), ainsi qu’un scanner (résolution minimale de 300DPI). Tous les frais liés à ces équipements et à leur bon fonctionnement resteront à la charge et sous la responsabilité exclusive du client.
Conformément aux prescriptions légales, le client devra prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents élaborés par TEAM EXTER pendant les délais de conservations requis. Le client devra notamment prendre toutes dispositions pour assurer la sauvegarde des données, traitements informatiques et en garantir la conservation et l’inviolabilité.
Le client s’engage à disposer d’un compte bancaire dédié uniquement à l’activité professionnelle. En cas de présence de plus de cinq prélèvements ou dépenses personnelles par mois, une facturation complémentaire sera effectuée de 5 euros HT par mois concernés.
Le client est informé de la récupération de ses données bancaire via le procès EBICS : A ce titre, il communiquera sans délai le mandat nécessaire en original à l’expert-comptable. A défaut d’ouverture d’un compte bancaire auprès d’une banque partenaire du site jedeclare.com ou de communication des codes d’accès (dans le cadre de la procédure spécifique dite WEBSCRAPING) une facturation complémentaire mensuelle sera émise sur la base du coût généré.
Le client s’engage à ouvrir sans délai un compte professionnel sans certificat numérique sur le site impots.gouv.fr, et à renseigner le compte bancaire nécessaire aux paiements des différents impôts et taxes. Il s’engage à suivre la procédure décrite afin d’activer l’espace professionnel de manière définitive. En cas d’intervention de l’expert-dédié sur cette création de compte fiscal, une facturation forfaitaire de 30 euros HT sera effectuée.
Toutes les pièces et factures déposées par le client sur son espace sécurisée seront réputées revêtir le caractère professionnel. Ainsi, le client s’engage à ne déposer que des justificatifs de frais et dépenses en lien direct avec l’activité professionnelle. Le dépôt voudra validation par le client de ce critère professionnel. L’expert-comptable ne procèdera à aucune vérification spécifique et sa responsabilité ne saurait être engagée à ce titre.
Dans l’éventualité où ce caractère professionnel ne serait que partiel, le client communiquera en même temps le pourcentage professionnel à retenir (téléphone, électricité, abonnements divers…). A défaut de communication en même temps que le dépôt de la pièce, le caractère professionnel sera retenu à hauteur de 100%.
En cas de défaut de communication de pièces justificatives et dans l’éventualité où le client n’aurait pas apporté de réponse à un courriel de relance, ce dernier est informé et donne dès à présent son accord afin de comptabiliser :
- La dépense au débit de son compte de l’exploitant ou de son compte courant d’associé (sans récupération éventuelle de la TVA). Le client est informé que dans l’éventualité où l’écriture rendrait le compte courant débiteur un remboursement immédiat et concomitant devra être opéré. A défaut ce débit pourrait constituer une infraction pénale.
- La recette au crédit d’un compte de recette avec application du taux normal de TVA.
En cas de défaut de communication sur le relevé de compte bancaire du taux de tva applicable aux encaissements et notamment en cas de présence de plusieurs taux de TVA dans l’activité du client, le taux de TVA le plus élevé (20% actuellement) sera systématiquement appliqué. Aucune diligence complémentaire ne sera effectuée par l’expert-comptable.
Le client s’engage sous aucun prétexte à modifier, corriger, altérer… les documents émis par l’expert-comptable qui devront rester identiques à ceux déposés sur le site.
Le client s’engage à déposer sur son compte bancaire professionnel la totalité des recettes (y compris les espèces) en provenance de la caisse. Le paiement de petites dépenses par la caisse doit être exceptionnel et justifié (2 par mois à défaut une facturation complémentaire de 10 euros par mois concerné sera émise).

9- SPECIFICITES LIEES A L’UTILISATION DU SITE INTERNET DE L’EXPERT-COMPTABLE

Le site internet, les logiciels, le graphisme, les logos, les images, les photographies, les dessins, les études, les textes, les articles… restent la propriété exclusive du professionnel de l’expertise comptable et ou de ses partenaires.
Le client reconnait que les techniques informatiques nécessaires à la bonne utilisation du service mis en place par sont de nature complexe. Dès lors, l’expert-comptable n’a qu’une obligation de moyens et s’efforcera, dans la mesure du possible, à limiter le nombre et la durée des interruptions de services.
Des interruptions pour maintenances et mises à jour seront régulièrement nécessaires afin de maintenir un niveau de service adéquat.
Il ne peut être donné aucune garantie au client sur :

L’absence d’interruption, panne, dysfonctionnement… du service.
La compatibilité du service avec le matériel et les logiciels utilisés par le client.
La rapidité ou les temps de réponse dans la connexion internet.

Le client reconnait être sensibilisé aux risques (virus, cyber attaque…) liés à l’utilisation générale d’internet et précise prendre toutes dispositions afin de protéger son matériel, ses logiciels et l’accès au site internet de l’expert-comptable.
Le client s’interdit de modifier, d’insérer, d’altérer… le contenu du site et plus généralement les documents générés par le professionnel de l’expertise comptable.
L’expert-comptable s’efforcera de permettre un accès au service 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 sauf force majeure, panne, maintenance, défaillance de l’hébergeur…

10- CONFIDENTIALITE

Lors de la signature du contrat, le client recevra un identifiant et un mot de passe. Ces éléments sont strictement confidentiels et à l’usage exclusif du client.
Le client s’engage à les conserver scrupuleusement et en assurer la protection et l’expert-comptable ne pourra pas être tenu pour responsable de la consultation par un tiers des documents déposés sur l’ESPACE DU CLIENT du fait de la divulgation par ce dernier des codes.
Le client s’engage à conserver ces codes secrets et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit.
En cas de perte ou de vol, le client devra immédiatement en avertir l’expert-comptable par courrier recommandé avec accusé de réception afin d’envisager les mesures nécessaires.
Les échanges entre le client et l’expert-comptable se feront majoritairement par courriel à l’adresse transmise par le client lors de la souscription du contrat ou ultérieurement (cette adresse électronique devra impérativement n’être consultable que par le client).
Compte tenu des spécificités générales d’internet, l’expert-comptable ne pourra pas être tenu pour responsable de la visualisation par des tiers de messages transmis sur l’adresse désignée par le client.
Le client devra s’assurer de la bonne réception des courriers électroniques en provenance de l’expert-comptable et de la compatibilité de son navigateur internet avec l’utilisation du site internet.
Pour les échanges téléphoniques, seul sera habilité à contacter l’expert dédié le représentant légal de l’entité cliente. Les appels en provenance d’une autre personne seront rejetés. A ce titre et afin d’assurer une qualité de service, les échanges téléphoniques sont susceptibles d’être enregistrés.
Les documents émis par l’expert-comptable sont mis à disposition du client directement sur son ESPACE CLIENT. Ce mode de fonctionnement exclu toute transmission directe à des tiers sauf demande expresse et particulière du client. Cet envoi exceptionnel donnera lieu à une facturation sur la base de 5 euros par document.
Le client dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données le concernant (article 27 de la loi du 16 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés). A cet effet, le client adressera une demande par écrit accompagnée d’un justificatif d’identité au siège social de l’expert-comptable dont les coordonnées figurent en toute première page du présent contrat.
L’expert-comptable précise qu’une déclaration a été faite ou sera faite de la tenue et l’exploitation de fichiers CLIENTS-PROSPECTS auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés. Le client aura accès, sur simple demande, à cette déclaration par la communication par l’expert comptable de la dénomination et du numéro d’enregistrement de celle-ci.

11- HONORAIRES

Le professionnel de l’expertise comptable reçoit du client ou de l’adhérent des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.
Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement.
Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes :
Les honoraires sont payés mensuellement et d’avance par prélèvement automatique ; en cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé ; en cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ; sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux d’intérêt de ces pénalités inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, le taux d’intérêt sera égal à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. Conformément aux articles 441-6 c.com. et D.441-5 c.com., tout retard de paiement entraîne de plein droit, outre les pénalités de retard, une obligation pour le débiteur de payer une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement. Une indemnité complémentaire pourra être réclamée, sur justificatifs, lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire. Chaque rejet de prélèvement entrainera une facturation forfaitaire de 10 euros HT.
Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture.
Le non-paiement des honoraires pourra, après rappel par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel électronique, entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.
En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client ou à l’adhérent.
En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client ou de l’adhérent sur la base d’un devis préalablement accepté.
En cas d’usage du droit de rétention, prévu à l’article 168 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, le président du Conseil Régional de l’Ordre des Experts-Comptables sera informé.
Les honoraires sont définis en fonction du temps estimé pour réaliser la mission, et ce à partir des informations déclarées par le Client dans le formulaire de demande de devis, ou lors de l'échange téléphonique avec son conseiller commercial. Le Client s'engage donc sur l'exactitude, la précision et la fiabilité des informations déclarées par ses soins. Les éventuelles anomalies décelées par TEAM EXTER au cours de la mission entraîneront une facturation complémentaire représentant la différence de tarif entre ce qui a été proposé au Client compte tenu des informations erronées déclarées, et ce qui aurait dû être proposé au Client si les informations avaient été exactes. Une majoration exceptionnelle de 10% sera appliquée sur le tarif annuel définitif.
Les honoraires seront réévalués chaque année afin de s'adapter aux attentes et caractéristiques du Client et tenir compte de l'évolution des obligations déclaratives.
Les honoraires sont généralement fixés en fonction du chiffre d’affaires annuels réalisé et ou estimé par le client.
En cas de dépassement de la tranche de chiffre d’affaires définit en cours d’exercice, le tarif supérieur s’appliquera dès le mois suivant.
En cas de dépassement au cours du premier trimestre de collaboration la régularisation sera effectuée rétroactivement depuis le premier jour de l’exercice concerné.
Dans le cas où le client franchirait 2 tranches au cours d’un même exercice, les honoraires annuels seront ceux correspondants à la tranche la plus élevée multipliés par le nombre de mois de l’exercice concerné.
Tarification complémentaire et options mensuelles :
Les packs de comptabilité s’appliquent à toutes les entreprises mais n’intègrent pas une comptabilité analytique, un suivi individuel des clients et un suivi individuel des comptes fournisseurs.
Des honoraires complémentaires s’appliqueront en cas de besoin de ces travaux.
Pour toutes les options mensuelles souscrites (liaison APL, liaison CGA, déclaration d’impôt sur le revenu, assemblée générale d’approbation des comptes…), il est expressément précisé que celles-ci devront être facturées 12 fois par exercice comptable. En cas de souscription tardive ou d'exercice inférieur à 12 mois, une facturation complémentaire sera émise.
Celle-ci sera calculée sur la base du prix de l'option multiplié par 12 mois diminué du montant déjà payé mensuellement.
Les honoraires comptables mensuels intègrent l’élaboration du bilan de fin d’année. Dans le cas où un pack donnerait lieu à la production d’un bilan avec moins de 7 mois d’honoraires, une facturation complémentaire de 2 mois sera émise afin de compenser les temps passés. Par exemple : un client ayant souscrit un pack comptabilité en août pour un bilan en décembre (soit seulement 5 mois d’honoraires mensuels) sera facturé de 2 mois supplémentaires. Cette facturation exceptionnelle du bilan n’est valable que pour des dossiers en création. Pour un dossier ayant une comptabilité existante à reprendre, une proposition préalable devra être validée.

*Dans le cas où la mission de saisie prendrait effet à une date antérieure à la date du jour de signature de la lettre de mission, un complément de facturation pour saisie manuelle des opérations bancaires sera appliqué sur la base forfaitaire de 20 € HT par mois (sauf à disposer d’un export des relevés bancaires sous un format récupérable).

* Pour les missions de rattrapage de comptabilité souscrites plus de 12 mois après le début (et/ou après la date de clôture) de l'exercice concerné la tarification sera la suivante :
Pack mensuel majoré de 25 % auquel se rajoutera les 20 € HT de saisie manuelle.

* En cas de non-respect par le client de son engagement de communiquer sur l’ESPACE CLIENT, des pièces au format ou dans les délais requis, un honoraire complémentaire sera appliqué sur la base de :

10 € HT pour moins de 10 pièces comptables ;
20 € HT pour plus de 10 pièces comptables ;

Cette facturation exceptionnelle s'applique en cas de communication de ces pièces par courrier ou courriel au lieu de la mise à disposition normale dans votre compte Team Exter Box.

Honoraires complémentaires pour non-respect des Conditions Générales de Vente :
En cas de non-respect répété des obligations de communication de pièce du client dans les délais impartis, les temps passés induits pourront être réclamés au client.
La révision d’honoraires sera alors calculée sur la base de la formule suivante :

Temps passés au traitement du dossier annuel moins forfaits facturés et payés de comptabilité / 60 € HT de l’heure.

Annuellement, les honoraires seront révisés sur la base du dernier indice SYNTEC publié.
Cet indice créé en 1961 et reconnu par le ministère de l’Économie et des Finances en 1974, est calculé par la Fédération Syntec et communiqué tous les mois aux établissements de la branche depuis 58 ans.
Constitué de cinq chiffres – dont deux décimales, il mesure l’évolution du coût de la main d’œuvre, essentiellement intellectuelle, pour des prestations fournies, et permet ainsi de refléter le changement des coûts
L’indice Syntec est fondé sur les résultats d’une enquête menée auprès d’un groupe « témoin » de sociétés représentatives des principales activités de la branche. Présentés dans un rapport mensuel, ces résultats font état :

des effectifs moyens exprimés en équivalent temps plein,
et du cumul des salaires bruts chargés correspondant à ces effectifs.

Un calcul est ensuite effectué pour mesurer l’évolution de la somme des masses salariales brutes chargées et de la somme des effectifs exprimés en équivalent temps plein, rapportée à la durée de travail considérée. L’indice est enfin lissé sur une période de 12 mois.
Conçu pour fournir une représentation fidèle, simple et transparente de l’évolution des coûts dans le respect des pratiques en matière de statistiques, l’indice Syntec est cité sur de nombreux supports et constitue aujourd’hui une référence.
Le tarif actuel est fixé avec le dernier indice SYNTEC de référence publié à la date d’émission de la présente lettre de mission.
L’indice est publié chaque mois sur le site de la Fédération Syntec.

12- RESPONSABILITE CIVILE

En application de l’article 2254 modifié du Code civil, la responsabilité civile du professionnel de l’expertise comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à 5 ans à compter des événements ayant donné naissance au préjudice subi par l’entreprise et pour un montant maximum de 200 000 Euros par sinistre.
Toute demande de dommages et intérêts ne peut être produite que pendant une période de cinq ans commençant à courir le premier jour de l’exercice suivant celui au cours duquel est né le sinistre correspondant à la demande. Celle-ci devra être introduite dans les trois mois suivant la date à laquelle le client aura eu connaissance du sinistre.
La responsabilité civile professionnelle du professionnel de l’expertise comptable est couverte par un contrat d’assurance souscrit auprès de la compagnie COVEA RISK située19-21 allées de l’Europe 92616 CLICHYLa couverture géographique de cette assurance porte sur le monde entier
La responsabilité du professionnel de l’expertise comptable ne peut notamment être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client ou par l’adhérent est une conséquence :

D’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par l’adhérent ou par ses salariés,
Du retard ou de la carence du client ou de l’adhérent à fournir une information nécessaire au professionnel de l’expertise comptable,
Des fautes commises par des tiers intervenant chez le client ou chez l’adhérent.

13- DIFFERENDS

Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre le professionnel de l’expertise comptable et son client ou son adhérent seront portés, avant toute action judiciaire, devant le président du Conseil Régional de l’Ordre compétent ou son représentant aux fins de conciliation.

14- DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPETENCE

Ce contrat de mission sera régi et interprété selon le droit français. Toute difficulté relative à l’interprétation ou l’exécution de ce contrat sera soumise, à défaut d'accord amiable, au Tribunal de commerce de DRAGUIGNAN.

15- ACCEPTATION DES CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTION

Le client ou l’adhérent reconnaît avoir reçu, pris connaissance et accepté les présentes conditions générales d’intervention et les conditions spécifiques liées à la souscription d’un service en ligne.

16- GARANTIE SATISFACTION ET DELAI DE RETRACTATION

Le client dispose d’un délai de rétractation (par pli recommandé avec accusé de réception) de 14 jours suivant la date de signature sans motif ni pénalité. Ce délai débute à la date de signature électronique ou à la date d’affranchissement du courrier transmettant la lettre de mission.
De plus, le client dispose d’un délai de soixante (60) jours suivant la signature de sa lettre de mission pour faire valoir la possibilité de résilier sans délais son contrat.
Cette demande devra être adressée au siège social de l’expert-comptable en recommandé avec accusé de réception.
Toute demande reçue dans le délai requis emportera résiliation de la mission à compter du dernier jour du mois de réception.
L’ensemble des prélèvements effectués sera remboursé. Cette garantie ne s’applique pas à la réalisation de travaux exceptionnel (prévisionnel, création, licenciement, contrat de travail, attestations…) ni en cas d’abandon du projet ou de cessation d’activité.
Les obligations comptables, fiscales et sociales du mois concerné seront assurées par le cabinet. Le dossier sera ensuite restitué par la mise à disposition des données obligatoires (sous format PDF) dans l’espace sécurisé du client. Le client aura accès à son espace pendant un délai supplémentaire de 30 jours. A cette date, les accès seront suspendus.

17- OFFRE DE PARRAINAGE

L’expert-comptable offre au client une gratuité de deux (2) mois d’honoraires pour tout contrat signé avec un filleul du client.
Par filleul, il y a lieu de comprendre, tout futur client de l’expert-comptable présenté par le client actuel. Cette offre est non limitée dans le temps mais l’expert-comptable se réserve le droit, à tout moment, de la suspendre, de la modifier ou de l’interrompre.
Afin de bénéficier de la gratuité, le parrain devra préalablement à tout contact entre le futur client prendre contact par courriel avec son collaborateur dédié afin de présenter à celui-ci le filleul. Le collaborateur devra, sans délai, prendre contact avec le prospect.
La gratuité sera acquise pour le troisième mois (sous réserve de bon encaissement) suivant la signature de la lettre de mission par le filleul (pour une durée de 12 mois et l’offre parrainage ne peut donc pas s’appliquer en cas de signature d’un contrat ponctuel avec le filleul) et prendra la forme d’un avoir émis par l’expert-comptable de deux mois d’honoraires (ces deux mois seront constitués par le plus faible des honoraires mensuels soit du parrain soit du filleul). Dans l’éventualité où le filleul ferait valoir sa garantie satisfait ou remboursé, l’offre de parrainage ne serait pas due au parrain.
Un client ne peut parrainer que trois (3) filleuls par an. L’avoir ne s’impute que sur les honoraires mensuels classiques et ne peut pas servir au paiement de prestations complémentaires accessoires ni être échanger en nature ou en numéraire ni être cédé.

18- MANDAT

En acceptant la présente lettre de mission et les conditions générales attachées, le client s’engage à signer parallèlement et dans un délai au maximum de 15 jours des présente les différents mandats nécessaires à la mise en place du dossier et la solution 100% dématérialisée. Les mandats minimums sont les suivants :

Autorisation de prélèvement (mandat de prélèvement SEPA) au bénéfice de l’expert-comptable ;
Convention tripartite entre le client, l’expert-comptable et chacun des organismes bancaires du client. Le client s’engage en même temps à informer, sans délai, l’expert-comptable de tout changement de domiciliation bancaire et à donner un nouveau mandat pour chaque nouveau compte ouvert ;
Mandat tripartite permettant de transmettre l’ensemble des déclarations fiscales et sociales aux administrations concernées et de générer les paiements découlant de ces déclarations.
Mandat de transmettre le bilan annuel à la banque du client et à la BANQUE DE FRANCE ;
Donner à l’expert-comptable l’accès à l’espace professionnel du client sur le site « impots.gouv » en suivant la procédure qui sera communiquée par l’expert-comptable.

19- CONDITION DE CONSERVATION DES DONNEES APRES LA RESILIATION DE LA MISSION

En cas de résiliation de la mission, TEAM EXTER s’engage à conserver les données du client pendant une durée de 60 jours.
Durant ce délai, le client aura accès à sa TEAM EXTER BOX afin de pouvoir y récupérer l’ensemble de ses données stockées. Au cours de cette période, aucune pièce complémentaire ne devra être déposée par le client et si celui-ci le faisait malgré tout, les documents ne seraient pas traités.
Au-delà des 60 jours, l’accès au service TEAM EXTER BOX sera désactivé et les données du client détruites de manière irréversible. Le professionnel d’expertise comptable n’adressera pas de rappel au client sur la nécessité impérative de sauvegarde de son dossier. Conformément aux prescriptions légales, le client devra prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents élaborés par TEAM EXTER pendant les délais de conservations requis. Le client devra notamment prendre toutes dispositions pour assurer la sauvegarde des données, traitements informatiques et en garantir la conservation et l’inviolabilité.
En cas d'événement conduisant Team Exter a résilier la mission, cette dernière sera pourra être effectuée sans délai de prévenance. Une facture sera par la suite réalisée au temps passé par l'expert-comptable sur la base de 150 € HT et de 80 € HT pour le temps passé par le chargé de dossier. Elle pourra donner lieu à une facturation complémentaire ou un avoir en fonction des factures mensuelles déjà émises.

20- MISE A DISPOSITION DU TEAM EXTER SCAN

Concernant la mise à disposition du TEAM EXTER SCAN auto paramétré pour déposer les documents sur l’ESPACE CLIENT il y a lieu de noter les points suivants :

Lors de la mise à disposition, le client versera à titre de caution une somme de 350 € et remboursera les frais d’acheminement de la machine (transporteur).
Lors de la fin de mission et pour toute cause que ce soit, le client s’engage à restituer immédiatement et à ses frais le matériel confié à l’expert-comptable. A défaut de restitution et après une relance restée infructueuse, l’expert-comptable adressera une mise en demeure de restitution. Dans l’éventualité où cette mise en demeure ne serait pas produite d’effet, l’expert-comptable prélèvera directement au client une indemnité forfaitaire de 350 € pour le SCANNER, 20 € pour les câbles et bloc alimentation d’alimentation, 10 € pour les câbles RJ45 (cette indemnité ne sera pas due dans le cas où le client apporterait la preuve de son absence de faute). De plus, l’expert-comptable pourra entamer des poursuites pénales.
Lors de la restitution, l’expert-comptable se réserve le droit de faire procéder à un contrôle de bon fonctionnement des appareils restitués et à facturer au client le montant des réparations éventuellement nécessaires.

21- CONDITIONS SPECIFIQUES LIEES A LA SITUATION GEOGRAPHIQUE DANS UNE ZRR

Si votre société est située en ZRR (Zone de Revitalisation Rurale). Nous vous communiquerons une documentation du ministère de l’économie et des finances sur les avantages et conditions à respecter dans le cadre du dispositif ZRR. Et notamment le fait que si le chiffre d’affaires réalisé hors ZRR est supérieur à 25 % vous perdrez l’exonération d’impôt.
Nous ne sommes pas en mesure de vérifier le respect de cette condition.
Il vous appartiendra de nous préciser le chiffre d’affaires éventuel réalisé hors ZRR.
A défaut, nous considèrerons que l’intégralité de votre chiffre d’affaires est réalisé en ZRR.

22- CONDITIONS SPECIALES SUR LA MISSION DE RATTRAPAGE DE COMPTABILITE ET BILAN(S) EN RETARD

Le client reconnait en toute connaissance de cause nous confier la mission de rattrapage de sa comptabilité dont les échéances fiscales sont déjà dépassées au moment de la signature de notre lettre de mission.
Le client reconnait :

Qu’il est responsable de ce retard de dépôt des différentes déclarations fiscales, sociales et juridiques ;
Avoir à payer une ou plusieurs pénalités des impôts dues à son retard et qui ne pourront en aucun cas être imputés au Cabinet ;
Que le bilan sortira, s’il est possible de l’établir, dans plusieurs mois (6 mois maximum à condition que tous les éléments soient transmis sous 2 mois à compter de la signature de la lettre de mission au Cabinet) ;
Ne pouvoir contacter le cabinet seulement suite à une demande par mail de la part du Cabinet. Durant la phase de rattrapage de votre comptabilité, les échanges se feront par mail, aucun rendez-vous physique ne sera possible ;
Qu’il est possible qu’après plusieurs mois le bilan ne puisse pas être établi par manque de pièces justificatives non transmises, ou que le bilan ne puisse lui être communiqué plus de 6 mois après la signature
de sa lettre de mission, dans ces cas aucun remboursement ne sera effectué et la Cabinet transmettra des éditions comptables en l’état ;
Selon les éléments communiqués, des états financiers et comptes de résultats provisoires lui seront communiqués et remis ;
Que son dossier sera confié à une cellule spéciale « bilan en retard », qu’il pourra avoir plusieurs interlocuteurs jusqu’à ce que son bilan soit établi (s’il est possible de le faire). Par la suite un chargé de clientèle comptable lui sera attribué ;
Que le Cabinet traitera la comptabilité de l’année en cours pour établir les déclarations fiscales (sans prise en compte des éléments N-1 alors qu’il sera en train de rattraper le retard de comptabilité sur la ou les années antérieures comme détaillé dans les observations de la lettre de mission ;
Le rattrapage d’une mission sociale fera l’objet d’une demande complémentaire sur devis ;
Le rattrapage d’une mission juridique fera l’objet d’une demande complémentaire sur devis ;
Qu’il sera amené à échanger avec les différentes administrations et organismes (administration fiscale, organismes sociaux URSSAF, caisse de retraite, prévoyance, RSI, etc…) afin de solutionner les problèmes liés aux relance, mise en demeure, saisie par huissier, saisie sur compte bancaire, la communication et les gestions avec ces tiers restent à la charge du client, une mission complémentaire peut être demandée sur devis ;
Que la totalité des honoraires de rattrapage jusqu’au jour de la signature de la lettre de mission doit être encaissée avant de commencer la mission, aucun remboursement sous quelques motifs que ce soit ne sera effectué ;
Devoir nous transmettre les coordonnées de son ancien expert-comptable et faire en sorte que les éléments comptables, fiscaux, juridiques et sociaux qui lui seront demandés soient communiqués sous 2 mois à compter de la signature de la lettre de mission au Cabinet ;
Devoir faire les démarches nécessaires afin de régler les éventuels litiges qu’il a avec son ancien expert-comptable ;
Que durant la mission, si des éléments sont manquants ou si nous ne pensons pas pouvoir obtenir des pièces comptables nous permettant d’accomplir notre mission, nous pourrons à tout moment mettre fin à la mission, et cette lettre de mission sera annulée, aucun remboursement ne sera effectué.

Team Exter Conditions générales de vente