Dirigeants : ce que vous devez savoir sur les congés payés

Dirigeants : ce que vous devez savoir sur les congés payés

A l’approche des fêtes de fin d’année, les sociétés reçoivent de nombreuses demandes de congés payés. Si pour certaines entreprises la procédure est nouvelle, pour d’autres, elle est bien rodée.

Afin d’aider les entrepreneurs à y voir plus clair et à mieux connaitre les procédures liées aux congés payés, votre expert-comptable en ligne a fait le tour d’horizon des principales questions liées aux congés payés :

Qu’est-ce que les congés payes ?

Les congés payés sont un droit accordé au salarié français exerçant une activité pour le compte d’une structure privée ou publique. Il existe plusieurs types de congés payés :

 

Les congés payés cumulés :

Pour une année entière, travaillée à temps plein ou à temps partiel, un salarié acquiert obligatoirement 5 semaines de congés payés. Le cumul mensuel des congés payés d’un salarié sera de :

  • 2,08 jours par mois, s’il est en jours ouvrés,
  • 2,5 jours par mois, s’il est en jours ouvrables. (C’est-à-dire en comptant le samedi).


Les jours ouvrables ou ouvrés dépendent de la convention collective de l’entreprise ou de l’accord de branche.
Le nombre de jours acquis sur la période de référence est généralement présent sur le bulletin de paie.
 

🔎 Bon à savoir :

Pour la plupart des professions, le code du travail définit la période du 1er mai au 31 octobre comme la période légale de prise de congés mais elle peut varier. Dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, cette période va du 1er avril au 31 mars.

 

💡 Le conseil de votre cabinet d’expertise en ligne :

Vous pouvez modifier la période légale de congés payés en réalisant un accord de branche, d’entreprise ou d’établissement.

 

Les jours de fractionnement :

Les jours de fractionnement correspondent à des droits complémentaires pour des congés pris en dehors de la période légale.

 

Les jours supplémentaires pour enfants à charge :

Les salariés homme et femme ayant des enfants à charge, âgés de moins de 15 ans ou handicapés, ont le droit à deux jours de congés supplémentaires.

  • Si le parent est âgé de moins de 21 ans et qu’il acquiert moins de 6 jours de congés, ce jour supplémentaire est réduit à 1. Avec ces jours supplémentaires, il peut donc disposer de plus de 30 jours ouvrables de congés sur une année.
  • Si le parent à plus de 21 ans, ce droit s’acquiert dans le cas où le droit aux congés est incomplet. Il ne peut en effet dépasser 30 jours ouvrables.

 

Les jours de congés pour événements familiaux :

Sur la présentation d’un justificatif, les salariés peuvent bénéficier de jours supplémentaires suite à des événements familiaux.

Votre expert-comptable en ligne a réalisé ce tableau à titre indicatif. Nous tenons à vous sensibiliser sur le fait que ce dernier peut changer en fonction de votre convention collective. Il convient donc de vous référer à votre convention avant d’accorder un jour de congés pour événements familiaux à un salarié :

 
Evénements Nombre de jours
Mariage du salarié 4 jours
Conclusion d’un Pacte Civil de Solidarité (PACS) 4 jours
Mariage d’un enfant 1 jour
Naissance d’un enfant 3 jours
Adoption d’un enfant 3 jours
Journée d’appel de préparation à la défense 1 jour
Décès d’un enfant 5 jours
Décès d’un parent 1 jour
Décès d’un grands-parents 1 jour
Décès du père ou de la mère de l’époux/se 1 jour
Décès d’un frère ou d’une sœur 1 jour
Annonce d’un handicap ou d’une affectation de longue durée chez un enfant, un conjoint, un concubin ou un pacsé 2 jours
 
 

💡 Le bon réflexe :

Pour chaque prise de congés, n’oubliez pas d’avertir votre cabinet d’expertise comptable en ligne ou la personne en charge du social. L’information sera alors reportée sur la fiche de paie du salarié. Le motif du départ en congés est également important dans le calcul du cumul des congés. Il sera présent sur la fiche de paie.

 

Les congés payés sont-ils en jours ouvrés ou ouvrables ?

Tout dépend de votre convention collective ou de votre accord de branche. Pour rappel :

Qu’est-ce que les jours ouvrés ?

Les jours ouvrés sont au nombre de 5 par semaine. Ils représentent les jours travaillés. Dans la plupart des cas, ils sont du lundi au vendredi ou du mardi au samedi.

Qu’est-ce que les jours ouvrables ?

Les jours ouvrables correspondent à l’ensemble des jours de la semaine excepté le dimanche qui est en général le jour hebdomadaire de repos. Ils sont souvent du lundi au samedi.

 

Pourquoi poser en jours ouvrables alors que la société est fermée samedi ?

Comme vu plus haut, c’est votre convention collective ou l’accord de branche qui détermine si les congés doivent être posés en jours ouvrables ou ouvrés et non les jours d’ouverture de votre société. Il est donc très important de bien prendre en compte cet aspect. En effet, le nombre de jours posés ne sera pas le même en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Il en est de même dans le calcul du cumul des congés mensuels du salarié.
 
Cas pratique :
Prenons l’exemple de Team Exter. Notre cabinet de comptabilité en ligne est ouvert du lundi au vendredi. Notre convention collective étant celle des cabinets d'experts-comptables et de commissaires aux comptes, elle détermine la prise de congés en jours ouvrables. Si l’un de nos salariés comptables souhaite prendre une semaine complète de congés, il devra demander 6 jours ouvrables, dont le samedi, et ce même s’il ne travaille jamais le samedi.
 

Qui a le droit au conges payes ?

A partir du moment où un salarié est embauché et travaille, ses congés payés lui sont dues.
 

Peut-on refuser une demande de congés payés ?

  • Oui, en tant qu’employeur, vous pouvez refuser une demande de congés payés du moment que votre refus n’est pas abusif et peut être justifié.
  • Non, si le congé est lié à un événement familial : mariage, PACS, naissance, adoption, décès d’un membre de la famille.
 

💡 Le point de votre expert-comptable en ligne :

Les textes nous disent que vous ne devez pas faire obstacle à la prise des congés mais leur organisation est de votre compétence.

 

Comment déterminer l’ordre de départ des congés payés des salaries ?

Si votre société a un accord collectif, il convient de le suivre. Dans le cas contraire, la loi du travail vous invite à tenir compte et à prioriser les salariés s’occupant d’un enfant, d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.

Aussi, la récente loi Travail permet de définir l’ordre des départs et des périodes de prise de congés. Pour ce faire, vous devrez avoir l’avis du comité d’entreprise ou des délégués du personnel.
 
🔎 Bon à savoir :

  • Les salariés répondant à ces critères ainsi que ceux justifiant de contraintes géographiques spécifiques peuvent demander des congés principaux supérieurs à 24 jours.
  • Les conjoints travaillant au sein d’une même société ont le droit à un congé simultané.

 

Un salarié quitte l’entreprise, il lui reste des congés payés, que faire ?

Que votre salarié soit parti à la fin d’un CDD, en rupture conventionnelle, en démissionnant, à la fin d’un contrat d’intérim ou même suite à un licenciement, sauf en cas de faute lourde, vous devez lui verser une indemnité compensatrice de congés. Celle-ci correspond à ses congés acquis non pris.
 

💡 Le conseil de votre expert-comptable en ligne :

Pour réduire les charges et le montant du solde de tout compte, vous pouvez proposer à votre salarié de solder le montant de ses congés payés avant la fin de son préavis ou durant le délai de procédure d’une rupture conventionnelle. La décision lui appartient, vous ne pouvez pas lui imposer.

 

Qu’est-ce qu’une indemnité compensatrice de congés ?

L’indemnité compensatrice de congés payés est équivalente à l’indemnité de congé payé. Vous pouvez vous rapprocher de votre expert-comptable en ligne pour connaître le montant exact.
 
Cas pratique :
M. Dupont est salarié d’un restaurant depuis 3 ans. Lorsqu’il démissionne, il lui reste 4 semaines de congés payés. A son départ, il recevra la somme correspondante à ses congés payés. Le détail de ce montant sera indiqué dans son solde tout compte.
 

Je suis dirigeant, ai-je le droit aux congés payés ?

Un gérant minoritaire, majoritaire, non associé ou un travailleur non salarié, n’est pas soumis au droit du travail puisqu’il n’a pas signé de contrat de travail. Il s’agit pour lui d’un contrat de mandat. Comme il ne cumule pas de jours, il ne peut donc pas prétendre aux congés payés.

 

💡 Le conseil de votre expert-comptable en ligne :

En tant que dirigeant, vous avez bien entendu la possibilité de prendre des vacances. Pour ce faire, nous vous conseillons de :

  • ne pas excéder plus que la moyenne des congés payés que de votre société,
  • ne pas vous verser une rémunération excessive durant votre période de congés,
  • et veiller, à la création de votre entreprise, lors de la rédaction des statuts, à mentionner les modalités de rémunération de vos périodes de congés.

 

Un salarié peut-il poser ses jours de congés quand il veut ?

En règle générale oui, mais il convient dans un premier temps de consulter sa convention collective et de se rapprocher de son expert-comptable.
Comme évoqué plus haut, la période de référence des congés est en général du 1er juin au 31 mai.

 

Mon salarié doit-il attendre 1 an avant de poser ses congés ?

Non. L’article L3141-12 du Code du travail précise que les congés peuvent être pris dès l’embauche du salarié. Un employé reste donc libre de prendre ses congés, sous réserve de l’accord du dirigeant.
 

Ai-je le droit d’imposer des congés à mes salariés ?

Oui, avec la loi Travail, vous pouvez fixer l’ensemble des périodes de congés de vos salariés par accord d’entreprise (ou d’établissement), par convention ou par accord de branche.

💡 Le conseil de votre expert-comptable en ligne :

Nous vous invitons à consulter votre convention collective pour savoir si cette dernière vous impose la fermeture de votre société à une période donnée.
 

Ma société ferme, mon salarié n’a pas cumulé assez de congés, que faire ?

Si votre salarié n’a pas acquis le nombre nécessaire de congés, il devra :

  • soit prendre ses congés par anticipation avec votre accord,
  • soit poser un congé sans solde.

N’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert-comptable. Il pourra vous répondre au cas par cas.

 

Comment calculer les indemnités de congés payés ?

Dans la plupart des entreprises, les bulletins de salaire sont réalisés par un cabinet d’expertise comptable. C’est donc le spécialiste qui calcule et édite les indemnités de congés payés. Il existe deux méthodes de calcul pour les indemnités de congés payés, qui correspondent soit :

  • à 1/10e de la rémunération brute totale du salarié durant la période de référence,
  • soit à la même rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler.

 
🔎 A savoir :
Lors du calcul, l’expert-comptable en charge du social, se doit de choisir le montant le plus avantageux pour le salarié.
 

Doit-on formaliser la demande de congés ?

Si votre employé souhaite partir en congés, il doit vous adresser par écrit la demande. Il vous appartient ensuite de les accepter ou de les refuser. N’oubliez pas que les jours de congés doivent être posés en jours ouvrés ou en jours ouvrables.
 
🔎 Bon à savoir :
Si vous ne disposez pas de document type pour la demande de congés payés, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert-comptable. Il pourra vous transmettre un modèle. 

 

Quelles sont les périodes les plus demandées pour les congés payés ?

C’est la fin de l’année et la période estivale. En fonction du secteur d’activité, c’est aussi les périodes où les sociétés font le plus de chiffre d’affaires. Les sociétés doivent donc être bien préparées et surtout organisées pour ne pas se retrouver en sous-effectif ou devoir, dans certains, cas embaucher des salariés en renfort.
En effet, la fin de l’année signe les plus gros mois de l’année en terme de chiffres d’affaires pour les commerçants tandis que les entreprises en B2B ressentent une baisse de leur chiffre d’affaires. Elles sont d’ailleurs nombreuses à fermer durant cette période.
 

Le rôle de votre cabinet d’expertise comptable en ligne ?

Si c’est votre expert-comptable en ligne qui s’occupe de l’établissement de vos bulletins de salaire, n’oubliez pas de l’informer dès qu’un salarié fait une demande de départ en congé. Votre comptable pourra ainsi le reporter sur la fiche de paie de vos salariés.
 

 
 
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