Nos 5 conseils pour gérer votre comptabilité efficacement

Nos 5 conseils pour gérer votre comptabilité efficacement

Peu importe votre activité, la comptabilité est au cœur de votre société. Bien qu’obligatoire, il ne faut pas la voir comme une contrainte. C’est grâce à elle, que les objectifs financiers à court, moyen ou long terme peuvent être définis.
 
Pour acquérir les bons réflexes d’une tenue de comptabilité efficace, nous vous avons sélectionné 5 astuces :

  1. Utilisez un logiciel de comptabilité
  2. Gardez des duplicatas de vos pièces comptables
  3. Organisez vos documents comptables
  4. Accordez-vous du temps pour gérer votre comptabilité
  5. Evitez de payer avec votre compte bancaire personnel

1) Utilisez un logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité vous permet, ainsi qu’à votre expert-comptable, d’avoir une meilleure vision de votre comptabilité afin de piloter et anticiper votre activité.
A noter que depuis le 1er janvier 2018, pour lutter contre la fraude, la loi impose aux sociétés assujetties à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) d’utiliser un logiciel de comptabilité, de gestion ou un système de caisse certifié.

 

2) Gardez des duplicatas de vos pièces comptables

Les pièces comptables sont précieuses. Elles peuvent cependant s’effacer avec le temps ou encore disparaitre dans des événements tels que des incendies, des inondations… Comme certains documents doivent être conservés 10 ans, il convient d’en garder une copie en lieux sûr. Nous vous recommandons de conserver les originaux en version papier et d’effectuer une copie digitale.
Chez Team Exter, nous mettons à votre disposition une plateforme en ligne sécurisée où déposer et classer vos documents ; la Team Exter Box. En cas de contrôle, vous pourrez présenter vos documents comptables même si vous ne disposez plus des originaux.

 

3) S’organisez

Dans la vie d’une société, vous allez accumuler de nombreuses pièces comptables. Il est important d’établir, au plus tôt, un classement pour vous y retrouver. En tant qu’expert-comptable en ligne, nos clients nous demandent des conseils pour s’organiser. Nous vous recommandons de les classer en 5 catégories, de couleurs différentes :

Les clients

Pour une bonne organisation, les factures des produits ou des services vendus à vos clients par vos soins peuvent être classées par ordre chronologique.

Les fournisseurs

Les produits ou les services achetés auprès de vos fournisseurs seront quant à eux plus faciles à retrouver par ordre alphabétique.

La banque et votre caisse

Nous vous recommandons ici un classement par ordre chronologique.

 L’administration fiscale

L’administration fiscale regroupe tout ce qui concerne les impôts, l’état… Il est recommandé de les classer en fonction de leur nature.
 

Le personnel de votre entreprise

Un classement mensuel des bulletins de salaire et des déclarations de charges sociales est judicieux.

 

4) S’accordez du temps pour gérer votre comptabilité

Il faut vous accorder chaque semaine, ou au minimum chaque mois, du temps pour la gestion de votre comptabilité. Ce temps ne doit pas être négligé. Remis à plus tard ou fait sous la pression d’une date butoir cela peut s’avérer contreproductif et particulièrement énergivore en temps. En transmettant régulièrement des éléments à votre expert-comptable, vous n’aurez pas besoin de vous mobiliser trop longtemps.
Une comptabilité à jour signifie aussi que votre cabinet d’expertise comptable ne restera pas en attente de documents manquants. Le traitement progressif permet de répondre rapidement à vos obligations fiscales, comptables, juridiques et sociales. Il en sera de même si vous avez besoin d’un prévisionnel.
Nous sommes conscients qu’il n’est pas toujours facile de se couper dans son activité pour se consacrer à des tâches comptables. N’oubliez pas qu’elles sont essentielles à votre activité. Les repousser ne vous permettra pas d’y échapper, bien au contraire, elle accentue le retard et le risque de pénalité. Vous accordez du temps est l’une des clés pour gérer votre comptabilité efficacement et limiter les risques de pénalités.

 

5) Evitez de payer une dépense professionnelle avec votre compte personnel

Le paiement d’une prestation, d’un service ou d’un bien avec un compte bancaire personnel doit rester occasionnel. En payant avec votre compte personnel, vous risquez d’oublier certaines dépenses. Aussi, vous devrez signaler et présenter une preuve d’achat (facture, ticket de caisse…) à votre comptable. Il les affectera ensuite en comptabilité dans le compte de l’exploitant ou dans le compte courant d’associés.
 
 
 
Si vous souhaitez d’autres conseils sur l’organisation de votre comptabilité votre chargé de clientèle comptable, chez Team Exter, se tient à votre disposition. Il sera vous répondre.
 
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