Comment transférer ses documents comptables avec Team Exter ?

Le transfert de vos documents comptables avec Team Exter 

Traditionnellement, les entreprises remettent chaque fin de mois (ou au début du mois suivant) l’ensemble de leurs pièces comptables à leur expert-comptable. Souvent, cette liasse de documents est remise en main propre, au cabinet comptable, ou envoyé par la Poste. 
 
Team Exter fonctionne de façon entièrement dématérialisée. Ainsi, nous avons conçu des outils qui vous permettent de transférer vos documents en ligne sur une « Team Exter Box »  après les avoir téléchargés ou scannés. Ces outils performants et entièrement sécurisés vous font gagner un temps considérable, ainsi qu’à votre comptable dédié. Ce dernier réceptionne vos pièces préalablement décryptées par un robot, et les traite une à une selon les affectations nécessaires et les écritures comptables à produire. Vos documents comptables restent donc confidentiels, aucun papier ne risque d’être perdu ou négligé, et chaque pièce est ordonnée et accessible dans votre espace personnel dématérialisé.

S’organiser au mieux pour n’oublier aucune pièce comptable

Définir un fonctionnement qui vous convienne

Afin de gagner du temps chaque mois, nous vous recommandons de définir un mode de fonctionnement adapté à votre organisation professionnelle. Peut-être préférerez-vous stocker temporairement vos pièces du mois en cours avant de les scanner et transférer toutes en même temps avant le 15 du mois suivant. Au contraire, vous favoriserez peut-être un transfert au fur et à mesure de vos documents comptables, qui ne vous occupera que quelques secondes à chaque fois. 
 
Dans les deux cas, n’oubliez pas qu’il vous faudra récupérer les factures en ligne de vos prestataires mensuels (téléphonie, internet, électricité…), dans vos espaces clients correspondants, et les joindre au reste de vos justificatifs. 
 

Songer à la récupération automatique des factures électroniques 

Sur ce dernier point, vous pouvez vous simplifier grandement la tâche en prévoyant la récupération automatique de ces factures électroniques. Pour cela, Team Exter dispose d’un logiciel capable de récupérer vos factures envoyées en pièces jointes sur une adresse email spécifique. Ainsi, vous n’aurez qu’à transmettre cette adresse email à vos fournisseurs une fois pour toutes, pour vous débarrasser définitivement de cette tâche de récupération manuelle sur vos espaces client !

Que faire de mes documents comptables originaux ? 

La règlementation impose de conserver vos documents comptables originaux pendant 10 ans. À ce jour, l’administration fiscale admet une tolérance pour la conservation des factures en version numérique, même si la règle officielle reste pour l’instant la conservation des documents papiers. 
 
En déposant vos documents comptables sur votre Team Exter Box, vous bénéficiez d’un espace de stockage numérique sécurisé et illimité dans le temps, jusqu’au jour de résiliation de votre contrat chez Team Exter. À tout moment, vous pouvez récupérer l’intégralité de vos pièces comptables numérisées, même les plus anciennes. De plus, votre Box vous permet de faire des recherches rapides et ciblées de factures : retrouver le prix d’achat de fournitures, etc. 

Vous souhaitez rejoindre Team Exter et faciliter votre comptabilité ? Réalisez un devis en ligne et consultez notre FAQ pour affiner votre réflexion !